Als Assistant op afstand van meerdere ondernemers, is het natuurlijk super belangrijk dat ik zo efficiënt mogelijk werk en een goed overzicht heb van alles wat die dag gedaan moet worden.

Door structuur in je werkdag aan te brengen creëer je rust in je hoofd, krijg je meer werk af en kun je beter omgaan met onverwachte wendingen.

Efficiënt én overzicht

Voor mij werkt dit erg goed:

  • Loop aan het begin van de dag je inkomende “post” door (e-mails, WhatsApp, telefoontjes, etc.)
  • Maak een indeling van alle to do’s die daar uit volgen. Gebruik hierbij een tool zoals Trello.
  • Doe urgente taken eerst, gevolgd door taken die heel weinig tijd in beslag nemen. Als taken binnen een paar minuten gedaan kunnen zijn, pak deze dan direct op. Hierdoor kunnen ze direct van je lijst worden geschrapt en dus ook uit je hoofd; creëer Headroom. Cluster de grotere taken per categorie. Hierdoor switch je niet steeds van onderwerp, maar focus je op één punt tegelijk. Dit zorgt ervoor dat je taken sneller afhandelt en tijd bespaart.
  • Zorg gedurende de dag voor ontspanning. Dit kan van alles zijn. Een rondje buiten, even naar de winkel of een kop koffie buiten de deur. Ga in ieder geval even weg van je beeldscherm, voor nieuwe energie.
  • Mochten er na je werkdag nog nieuwe to do’s door je hoofd schieten, laat deze dan zo snel mogelijk los door de to do’s naar jezelf te mailen of in je agenda te zetten. Zodra ze op papier staan, kun je het met een gerust hart loslaten en dit de volgende dag oppakken.
  • Een goede nachtrust zorgt voor een frisse start van een nieuwe dag! Zet je telefoon uit en sleep tight!

Zó denkt Céline over een to do list!