Ik wil meer informatie
  • Voor vragen of meer informatie over onze diensten
  • We nemen binnen 24 uur contact met je op
  • Geheel vrijblijvend
Neem contact met mij op
* verplichte velden
Bedankt voor je interesse!
Je aanvraag is verstuurd.

Wij nemen binnen 24 uur contact met je op om te zien hoe we jou kunnen ondersteunen en te helpen bij het realiseren van je doelen.

Terug naar de website
Ik kies Pro
Ik kies Team
Ik kies Dedicated
  • We nemen binnen 24 uur contact met je op om een startdatum en een intakegesprek af te stemmen
  • Tijdens het intakegesprek ontmoet je een van onze pro's en bespreek je de taken, voorkeuren en werkwijzen
  • Let's go! Je kunt direct aan de slag
  • Al onze abonnementen zijn maandelijks opzegbaar
  • We nemen binnen 24 uur contact met je op om een startdatum en een intakegesprek af te stemmen
  • Tijdens het intakegesprek ontmoet je je PA team en bespreek je de taken, voorkeuren en werkwijzen
  • Let's go! Je kunt direct aan de slag
  • Al onze abonnementen zijn maandelijks opzegbaar
  • We nemen binnen 24 uur contact met je op om een startdatum en een intakegesprek af te stemmen
  • Tijdens het intakegesprek ontmoet je je dedicated PA en bespreek je de taken, voorkeuren en werkwijzen
  • Let's go! Je kunt direct aan de slag
  • Al onze abonnementen zijn maandelijks opzegbaar
Neem contact met mij op
* verplichte velden
Bedankt voor je bestelling!
Je aanvraag is verstuurd

Te gek dat je gaat starten met een Headroom PA! We nemen binnen 24 uur contact met je op.

Terug naar de website
50%
01

Zoals je weet hebben ondernemers veel te doen in weinig tijd. Gemiddeld hebben ondernemers 11 afspraken per week. Hoeveel afspraken heb jij wekelijks?

1-5
5-9
9-12
Meer dan 12
02

Wist je de ondernemers gemiddeld 8 keer per jaar in het buitenland zijn? Hoe vaak per jaar ben jij in het buitenland?

1-2
2-4
4-8
Meer dan 8
03

Ben je in de afgelopen 3 maanden weleens een afspraak vergeten? Of een afspraak gehad die je last minute niet redde?

Nee
Ja, soms
Ja, 1 tot 5 keer
Ja meer dan 5 keer
04

Besteed je tijd aan werkzaamheden die je erg vervelend vindt om te doen?

Nee
Ja, minimaal 1 keer per maand
Ja, minimaal 1 keer per week
Ja, dagelijks
05

Zijn er dingen die je graag zou doen, waar je niet aan toekomt? Denk aan regelmatig sporten, inspirerende boeken lezen of aan de strategie zitten.

Nee, ik kom overal prima aan toe
Wat meer tijd zou lekker zijn!
Sporten? Boeken lezen? I wish..

Stuur mijn resultaten op

Versturen
* verplichte velden

Je resultaten zijn succesvol verstuurd

We nemen binnen 24 uur contact met je op met de resultaten

Terug naar de website

'Weet je zeker dat je wil afsluiten?'

Je zit al op 20% dus bent er bijna.
20%
PA Vivianne: ‘Zo verwerk ik als PA jouw overstromende mailbox’
Artikel delen
Terug naar overzicht

PA Vivianne: ‘Zo verwerk ik als PA jouw overstromende mailbox’

Ontvang jij tientallen mailtjes per dag? De ondernemers die ik ondersteun ook. Zij zijn druk met meetings, calls, reizen en dan nog al die mails. Als PA zorg ik ervoor dat de mailbox niet overstroomt. Mailbox Meerdere malen per dag verwerk ik de inbox via een vaste routine, zodat...

24th juli 2018 | in | door Vivianne

mail

Ontvang jij tientallen mailtjes per dag? De ondernemers die ik ondersteun ook. Zij zijn druk met meetings, calls, reizen en dan nog al die mails. Als PA zorg ik ervoor dat de mailbox niet overstroomt.

Mailbox

Meerdere malen per dag verwerk ik de inbox via een vaste routine, zodat mijn ondernemers in één oogopslag zien wat belangrijk is. Collega’s willen hun leidinggevende bijvoorbeeld graag op de hoogte houden van alles wat er speelt, maar niet alles is even relevant. Ik maak een shift in de mail die binnenkomt, zodat jij je als ondernemer alleen met de belangrijke zaken hoeft bezig te houden.

Alles wat ik zelf op kan pakken, zet ik in mijn eigen ‘To do assistant’-map. Omdat ik de bedrijven van mijn ondernemers – en de ondernemer zelf – goed ken, kan ik veel mails proactief zelf oppakken. De andere mails plaats ik volgens een vaste structuur in de verschillende mappen die ik heb aangemaakt.

Mappensysteem

Zo werken we bijvoorbeeld met de volgende mappen:

    • Afspraken en verzoeken: als ik de persoon ken die een afspraak met de ondernemer wil maken, plan ik deze direct in. Mocht dit niet zo zijn dan zet ik de mail in de ‘Afspraken’-map. In één oogopslag kan mijn ondernemer zien of hij wel of niet wil afspreken en zet deze in de ‘+’, ‘-‘ of ‘Belafspraak’ map. De + afspraken plan ik in, de – afspraken wijs ik netjes af.
    • To do’s: in deze map plaats ik de mails waar echt een actie aan verbonden is voor de ondernemer, zoals mails van potentiële klanten beantwoorden, goedkeuring geven op contracten, akkoord geven op voorstellen etc.
    • FYI: hier staan mails die de ondernemer op de hoogte houden van lopende zaken, maar waar geen verdere acties voor nodig zijn. Het gaat dan vaak om mails waarin diegene in CC staat. Deze map kan de ondernemer doornemen als hij/zij tijd over heeft.
    • Nieuwsbrieven
    • Finance: voor sommige ondernemers voer ik financiële taken uit. Mails die daarmee te maken hebben plaats ik in deze map. Ik maak declaraties in orde, zet overzichten door naar accountants of verwerk de facturen in diverse systemen.
    • Reizen: hierin kan de ondernemer alles terugvinden met betrekking tot vliegtickets, autohuur en hotelovernachtingen. Zo staat alles in één map bij elkaar. We maken het natuurlijk wel zo makkelijk en overzichtelijk mogelijk voor de ondernemer!

Secuur

Dat klinkt natuurlijk perfect, maar er zitten hier en daar wel wat uitdagingen. Als PA moet ik heel secuur zijn om de juiste mails in de juiste map te zetten. De ondernemer moet op mij kunnen vertrouwen als het gaat om de beoordeling van de berichten. Als ik over een bepaalde mail twijfel, bespreek ik dat tijdens ons wekelijkse belmoment. Ook kan het zo zijn dat de ‘To do’ map van de ondernemer alsnog vol blijft. Ik ben daarom het extra paar ogen. Zie ik dat mails zijn opgepakt of niet langer relevant zijn? Dan archiveer ik die. Wanneer een mail urgent wordt, stuur ik de ondernemer daar een App of Slackje over. Ik kan natuurlijk niet álles zelf doen! :)’

By Vivianne

Lees ook:

PA Charlotte: ‘Een secretaresse is hopeloos ouderwets, een PA daarentegen!’

Nieuwsbrief

Ontdek het geheim tot meer uren in een dag. Elke maand Tips & Tricks in onze Newsletter. Sign up now!

Een abonnement dat bij jou past.
Bekijk de prijzen