Als PA is het erg belangrijk dat je al je taken geordend hebt in een duidelijk overzicht. Ik werk voor meerdere ondernemers tegelijk en moet dus snel schakelen tussen verschillende klanten en werkzaamheden. Trello is voor mij daarom echt een must.

Een goede mise-en-place is het halve werk

Vergelijk het met een mise-en-place. Oorspronkelijk kom ik uit de horeca en daar wordt standaard met een mise-en-place gewerkt. Bijvoorbeeld in de keuken: alle ingrediënten zijn dan al gewassen, voorgesneden én klaargelegd. Zodra er dan wat besteld wordt, kunnen de koks direct aan de slag.

Een goede mise-en-place is het halve werk. Het betekent: Een goede voorbereiding leidt tot een vlotte en soepele service. En dit geldt eigenlijk precies hetzelfde voor een Personal Assistant waarbij Trello mijn voorbereiding is.

Mijn Board Setup

Voordat je echt aan de slag gaat met Trello is het slim om verschillende kolommen aan te maken. Zo heb ik bijvoorbeeld de volgende: Today, Tomorrow, This Week, This Month, In Progress en Done. (Zie hieronder mijn Trello Board).

Today

De urgente zaken die ik echt vandaag moet oppakken staan in deze lijst. Daarnaast staan hier ook sommige taken waarbij ik alleen nog de finishing touch moet doen. Of bepaalde taken die vandaag als deadline hebben. Bij mij staan er bijvoorbeeld:

  • Opties voor een hotel sturen
  • Vluchten omboeken
Tomorrow

Gedurende de dag komen er ook verzoeken binnen van klanten, deze gaan meestal bij mij naar Tomorrow, tenzij urgent naar Today. Daarnaast richt ik aan het einde van de werkdag m’n Trello weer in voor de volgende dag zodat ik de volgende ochtend gelijk kan beginnen.

This Week

Onder het kopje ‘This Week’ heb ik alle taken met een vervaldatum van deze week. Dit kun je dan in een oogopslag zien. Zo voeg je een vervaldatum toe:

  • Voeg een nieuwe taak toe
  • Klik op het pijltje rechtsboven in je taak
  • Daarna kun je een vervaldatum instellen en dan komt de datum onderaan de taak te staan
  • Voilà, overzicht!
This Month

Hier zet ik mijn lange termijn to do’s neer of bijvoorbeeld hele grote to do’s waar ik meer tijd voor nodig heb. Bijvoorbeeld een verhuizing voor volgende maand of het opzeggen van een abonnement over twee maanden.

In Progress

Hier versleep ik alle lopende taken naar toe. Dit zijn bijvoorbeeld grote to do’s die meerdere stappen nodig hebben. Of wanneer je de klant een voorstel hebt gedaan voor een trip en je wacht op zijn reactie om het te boeken.

Done

Deze spreekt voor zich. Alle taken die ik heb afgerond, sleep ik naar mijn mapje Done. Deze lijst leeg ik ongeveer om de maand anders wordt het een oneindig lange lijst 😉

Onmisbare Tips & Tricks

Naast alle lijsten die je kunt maken in Trello zijn er nog een tal van opties die echt onmisbaar zijn voor extra overzicht. Hierbij de handigste:

Verschillende labels

trello

Je kunt met verschillende kleurlabels werken. Zo werken we bij Headroom met verschillende kleuren, voor iedere klant een andere kleur zodat gelijk overzichtelijk wordt hoeveel je voor diegene moet doen. Daarnaast kun je je Trello Board filteren op een bepaalde kleur, dan verschijnen alleen de taken van die bepaalde klant op je Trello. Dit doe je als volgt:

  • Rechtsboven klik je op het kopje ‘Menu’
  • Dan klapt er een lijst open met meerdere opties
  • Klik ‘Filter Kaarten’ aan
  • Vervolgens kun je een van de kleurlabels kiezen
  • Voilà, overzicht!

Houd de titels kort

Wanneer je een nieuwe to do aanmaakt in je Trello is het belangrijk dat je het kort houdt zodat je het overzicht behoudt. Vervolgens kun je altijd nog in de extra omschrijving een uitgebreidere uitleg geven. Zo zet ik bijvoorbeeld in mijn ‘This Month’ de taak ‘verhuizen’ en in de uitgebreide omschrijving alle to do’s die daar bij komen kijken.

Werk met checklisten

Als je een grote taak moet uitvoeren waaronder sub-taken vallen, is de checklist ideaal. Je kunt een checklist aanmaken onder bijvoorbeeld je taak ‘Reis Italië regelen’. Zo zet je onder deze taak de sub-taken ‘vliegticket boeken’, ‘hotel boeken’ en ‘huurauto regelen’. Deze taken kun je dan weer apart afstrepen. Een checklist toevoegen doe je als volgt:

  • Klik op je taak in Trello
  • Dan verschijnt er een rijtje aan de rechterkant, klik op Checklist
  • Vervolgens kun je je checklist een naam geven
  • Daarna kun je je sub-taken in je checklist zetten en afvinken wanneer je er een voltooid hebt
  • Voilà, overzicht!

Trello

Zorg dat de kaart compleet is

Bij Headroom nemen we wel eens wat taken van elkaar over wanneer een Assistant ziek is of een spoedklus heeft waar iemand bij kan helpen. Het is dan belangrijk dat je Trello Board echt compleet is zodat je collega precies ziet wat er gedaan moet worden. Dit doe je door een complete omschrijving te geven in je taak. Vervolgens kun je deze taak met een collega delen. Dit doe je als volgt:

  • Klik op je taak
  • Rechts komt er een lijstje te staan met o.a. ‘Leden’
  • Vervolgens kun je hier je collega toevoegen

Maandelijkse werkzaamheden

Je kunt je taken bij Trello heel makkelijk ‘herhalen’. Zo moet ik bijvoorbeeld maandelijks een factuur versturen. Deze taak laat ik dan iedere maand weer herhalen in mijn Trello zodat ik het niet vergeet. Dit kun je instellen door op je taak te klikken en vervolgens op ‘herhalen’.

Afbeeldingen invoegen

In je Trello kun je heel makkelijk afbeeldingen invoegen. Selecteer de afbeelding die je wil invoegen en plak deze in je Trello taak. Easy! Ik doe dit bijvoorbeeld met bepaalde telefoonnummers die ik vaak bel.

Productivity, check!

Dit systeem brengt mij erg veel overzicht en duidelijkheid en eigenlijk kan ik niet meer zonder! Interesse in nóg meer productivity? Check dan even mijn playlist voor full focus!

 

By Simone 

 

Lees ook:

PA Charlotte: ‘Zó maak ik het verschil voor een ondernemer’

Nieuwsbrief

Ontdek het geheim tot meer uren in een dag. Elke maand Tips & Tricks in onze Newsletter. Sign up now!