PA

Als PA van meerdere ondernemers doe ik veel kennis op over verschillende bedrijfsculturen en werkwijzen. Ik verzorg voor hen niet alleen de mailbox en agenda, maar ik ben ook veelal een sparringpartner. Dit geeft mij de mogelijkheid om mijn ondernemers toffe dingen te leren, met name op het gebied van handige tools of een andere visie op bepaalde zaken.

Zo heb ik al een paar ondernemers geholpen met het beter structureren van hun bedrijf. Onder andere met de volgende tools:

Pipedrive

Dit programma is niet alleen super handig om een salesproces in te monitoren, maar het is ook goed te gebruiken bij grote batches klantenwerving. Voor mijn ondernemer heb ik meerdere Pipelines aangemaakt voor o.a. een contractproces, salesproces en een wervingsproces. Op deze manier kon mijn klant precies zien wat ik had uitgezet voor hem en waar hij zelf actie voor moest ondernemen. Tijdens de weekly bespreken we dan de volgende strategische stappen a.d.h.v. de vorderingen per proces. Dit werkt echt onwijs handig.

Homerun

Voor snel groeiende bedrijven die meerdere vacatures uit hebben staan, is Homerun een ideale tool. Vanuit Homerun kun je meerdere vacatures uitzetten en sollicitanten alle vragen stellen die je graag vooraf al van ze wil weten. Zo kun je veel sneller beoordelen of een sollicitant goed bij je bedrijf past.

Tevens is het sollicitatieproces makkelijk te volgen in Homerun omdat je tabs kunt aanmaken met bijvoorbeeld ‘1e gesprek’,  ‘2e gesprek’, ‘aanbod’, ‘afgewezen’, etc. Verder kun je ook mailen vanuit Homerun met de sollicitanten. Zo blijft je eigen inbox opgeruimd, ideaal!

Administratie op orde

Het komt ook voor dat een ondernemer aan geeft tegen bepaalde problemen aan te lopen, zoals een rommelige administratie. Veelal staan documenten op de computer op allerlei onlogische plaatsen met een ontoereikende bestandsnaam waardoor het niet duidelijk is wat er in het document staat. Daarnaast is vaak een deel van de administratie nog op papier.

Mijn tip: go paperless! Scan direct alle binnenkomende facturen ed. Dit scheelt veel rommel op je bureau en dus ook in je hoofd. Geen scanner in de buurt? Gebruik de mobiele app Scannable – net zo handig!

Next step

De volgende stap is om de bestanden te ordenen op 1 locatie op je computer in duidelijke mappen. Bijvoorbeeld per maand of per kwartaal. Vervolgens is het belangrijk om je bestanden een duidelijke naam te geven. Een factuur van Google die per mail op 8 maart 2018 binnenkomt geef je een reversed date bestandsnaam plus het factuurnummer: 0180308 Google factuur INV12345

Zo vind je makkelijk en snel je bestand terug, mocht je deze in de toekomst nodig hebben.

PA

 

By Renate

Lees ook:

Vakantie boeken een hassle? Not for me!

Nieuwsbrief

Ontdek het geheim tot meer uren in een dag. Elke maand Tips & Tricks in onze Newsletter. Sign up now!