Remote Personal Assistance voor managers & executives

Inbox

Inboxbeheer is een van de meest gevraagde werkzaamheden bij Headroom. We hebben hiervoor een speciale ‘inbox zero’ methode ontwikkeld:

• 2 keer per dag verwerken we jouw inbox en zorgen we ervoor dat e-mails tijdig beantwoord worden.
• Er is een overzichtelijke lijst van e-mails met actiepunten, prio’s en FYI’s die jouw aandacht nodig hebben.  
• E-mails die wij kunnen oppakken, geven we pro-actief bij je aan. 
• Afspraakverzoeken worden tijdig en efficiënt verwerkt en in jouw agenda gezet. Het is dus niet nodig om e-mails door te sturen naar je Assistant met instructies, saves time 😉

Agenda

Het inplannen van afspraken en meetings lijkt simpel, maar dit kan vrij complex zijn en kost jou als manager gemiddeld 8 uur per week. Door met ons te werken krijg je een hele dag weer terug aan tijd, ben je productiever en ervaar je minder stress.

• Een ideale werkweek afgestemd op jouw voorkeuren en doelen.
• Een duidelijk overzicht van al jouw afspraken, reizen, to-do’s en vrije blokken.
• Alle meetings zijn volledig gepland, incl. details, locatie, deelnemers en eventuele reistijd. 

Reizen

De organisatie rondom een reis kan tijdrovend en stressvol zijn. Headroom PA’s zijn experts op dit gebied en hanteren een unieke werkwijze voor het boeken en organiseren van reizen:

• Voor elke reis ontvang je een duidelijke top 3 van de beste opties op basis van jouw schema en wensen.  
• We regelen vluchten, hotels, huurauto, airport pick-up, de coolste restaurants, evenementen etc. Alles rekening houdend met jouw voorkeuren zoals gang- of raamkant, bagage, collega’s of familie, dieet, prijs en locatie. 
• We maken een overzichtelijk reisplan en verwerken deze in jouw agenda incl. alle boekingen, boarding passes en afspraken. 

Time management

Agendabeheer is veel meer dan alleen het inplannen van afspraken. Time management is kritisch kijken naar waar jij je kostbare tijd aan wil en moet spenderen op de best mogelijke manier. 

• Samen met je Headroom PA bekijk je je doelen voor de komende tijd en kunnen we een planning voor je opstellen met belangrijke deadlines. 
• We blokken bepaalde dagdelen en dagen waarin je aan deze doelen kunt werken en helpen je deze te realiseren. Of we plannen meer vrije tijd voor je in, net waar jij behoefte aan hebt.
• Bij het beheren van je agenda houden we rekening met je doelen en de planning. 
• Wij bewaken je tijd en zijn wanneer nodig kritisch op waar je je tijd aan besteedt. 
• Er ontstaat ruimte voor inspiratie en doelen worden sneller behaald. 

Facturatie

Het opstellen en verzenden van facturen is een tijdrovende klus, waar jouw meerwaarde niet voor nodig is. Je PA kan dit proces makkelijk voor je uit handen nemen. We hebben ervaring met verschillende factuurprogramma’s als Moneybird en Exact Online. Ook kunnen we je bonnetjes verwerken en werken we samen met je boekhouder om het proces zo gestroomlijnd mogelijk te houden.

Contractbeheer

Als ondernemer of manager teken je aan de lopende band contracten, waar vaak meerdere partijen bij betrokken zijn. Het rondsturen hiervan kost veel tijd en het kan een behoorlijke klus zijn om iedereen op tijd te laten tekenen. Je PA kan dit proces makkelijk voor je verzorgen, wat jou veel tijd en frustratie scheelt. Tegenwoordig kunnen bijna alle overeenkomsten rechtsgeldig digitaal worden ondertekend, waar wij een mooie online tool voor hebben.